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Gastpost: Durch Stimme zum Handeln bewegen.

Ein Schreibstiltipp für die effektive Provozierung von Handlungen.

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Heute freue ich mich auf den Beitrag von meinem Trainer-Kollegen David Willenberg. Der sagte sich 2011 Schluss mit Schulenglisch für Ingenieure und gründete Detroit Technical English in Hamburg. David, selbst Bauingenieur trainiert technischen Fachkräfte technisches Englisch. Sein Ziel ist: effizienter mit der englischen Sprache kommunizieren.

Kenne Sie das Thema, Sie möchten eine E-Mail formulieren, die höflich und gleichzeitig bestimmt ist. Unverblümt zeigt er uns, wie eine E-Mail formuliert werden muss, damit eine Handlung erfolgt.

David Willenberg:

Hier ist ein Vorschlag, was du mit den übriggebliebenen Kugelschreibern der letzten Fachmesse tun kannst:

Gib sie einem Trainer für technisches Englisch.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass ich in einer Woche 10 verschiedene Firmen in Hamburg und Umgebung besuche. Glaube mir, wenn ich sage: Meine Schüler vergessen liebend gerne ihre Kugelschreiber und “borgen” sich dann meine… für immer.

Allerdings brauchen sie die Kugelschreiber wirklich. Fast jedes Mal liegt mein Fokus darauf, ihnen effektives Schreiben mit technischem Englisch oder Business-Englisch beizubringen.

Und das aus gutem Grund.

Fehler beim Sprechen einer Fremdsprache zu machen ist ganz normal. Du musst erst krabbeln lernen, bevor du gehen kannst, richtig?

Aber wenn du technisches Englisch in deinem Beruf verwenden musst, hast du keine Zeit krabbeln zu lernen… oder gehen zu lernen… oder rennen zu lernen.

Du solltest von Anfang an einen Walzer aufs Parkett legen können, denn Fehler sind nicht mehr so normal – sie sind teuer, zeitaufwändig und sogar gefährlich, besonders in schriftlicher Form.

Nach all den tausenden Texten meiner Schüler, die ich über die Jahre korrigiert habe, finde ich immer wieder diesen einen Produktivitätskiller, wenn es bei der Schreibaufgabe darum geht, jemanden zu einer Handlung zu bewegen.

Diesen Fehler machen nicht nur Ingenieure - ich sehe ihn auch bei Verkaufspersonal, Managern und Buchhaltern. Außerdem beschränkt er sich nicht auf Englisch allein.

Die Tendenz zum ineffektiven Schreiben findet man überall. Und wenn du diesen Fehler selber machst, lässt du wahrscheinlich eine Menge produktive Arbeitszeit den Bach runtergehen.

Wenn du ein Schreiben verfasst, das darauf abzielt den Empfänger zu einer Handlung zu bewegen, sollte dein Text diese Person motivieren aufzustehen und zu tun, was getan werden muss. Viel zu häufig sehe ich aber Texte, die ganz unten auf meiner sehr langen Aufgabenliste landen würden.

Also zeige ich dir jetzt einen simplen Schreibtrick für das Verfassen von Texten, die Handlungen provozieren sollen.

Und du kannst schon heute anfangen damit zu arbeiten. Ganz im Ernst, so einfach ist das.

Dies ist kein Englischunterricht, sondern Kommunikationsunterricht. Trotzdem wirst du einen Kugelschreiber brauchen, denn wir beginnen mit einer kurzen Schreibaufgabe…

(Du hast deinen vergessen? Keine Sorge, ich habe noch welche…)

 

Eine kurze Übung: Verfassen einer E-Mail

email

Hier ist eine Schreibaufgabe, die ich meinen Schülern für das Üben von handlungsprovozierenden Texten gebe:

The next phase of your project requires 100 widgets, so you order 100 widgets from ABC Widgets GmbH through their online store. When they arrive, you find that 15 of the widgets are not in acceptable condition. If you don’t have all 100 widgets within 10 business days, your project will fall behind schedule. You do not have a contact person at ABC Widgets. In 4-6 sentences, write the first email that you send to sales(at)abc-widgets.com.

Natürlich passe ich diese Texte immer an die jeweilige Industrie meiner Schüler an. Mit anderen Worten: “Widgets” sind zum Beispiel normalerweise Pumpen, Platinen oder Werkstoffe etc. Aber um was es sich handelt, spielt hier jetzt keine Rolle.

Also, worauf wartest du? Fang an zu schreiben!


Falls du dich dieser Herausforderung stellen willst, schreibe deine Antwort auf Englisch und schicke sie mir über die Schaltfläche unten. Ich werde mir deinen Text persönlich ansehen und individuelle Tipps zur Verbesserung geben!


 

Der Kern einer Nachricht

Jetzt, da du deine 4 bis 6 Sätze lange E-Mail geschrieben hast (die du natürlich auch wirklich geschrieben hast), gibt es eine Möglichkeit die Effektivität des Texts einzuschätzen: Wie viele Fragezeichen enthält dein Text?

Für einen höchst effektiven Text sollte die Antwort NULL sein.

Ich erkläre, warum das so ist:

Viele Leute machen den Fehler ganz genauso zu schreiben, wie sie auch mit einer Person aus dem Kundendienst sprechen würden.

Wenn wir direkt mit anderen Personen sprechen, ist es ganz normal Anweisungen oder Forderungen mit Fragen auszudrücken. Wir sagen Dinge wie: „Könnten Sie bitte…?“ und „Könnten Sie vielleicht…?“.

Das ist zwar höflich, aber hier ist der Witz an der Sache:

Technisch gesehen stellst du eine Frage, aber eigentlich stellst du gar keine Frage.

Beim Sprechen ist es viel wichtiger, wie die Worte gesagt werden als was für Worte gesagt werden. Zum Beispiel spielen verbale Hinweise (wie die Lautstärke oder Tonlage deiner Stimme, die Geschwindigkeit, mit der wir sprechen und wie wir bestimmte Worte betonen usw.) eine ungemein wichtige Rolle bei der Interpretation deines Gegenübers.

Und wenn wir uns von Angesicht zu Angesicht unterhalten, gibt es unzählige non-verbale Hinweise (z. B. Körpersprache), die eine ganz andere Bedeutung transportieren können als die Worte, die wir benutzen.

Discordance = Lie? All modes send messages in concordance Concordance İnvoluntary Voluntary control Control Tone of voice Body movement Facial Mode Receive Send out Communication Body Language

Aber warte, da ist noch mehr:

Die Forschung zeigt immer deutlicher, dass die Chemikalien in unserem Körper AUCH eine große Rolle bei der Kommunikation mit anderen spielen.

(Hier ist ein tolles Video, das genau das zeigt.)

Jetzt rate mal, was keine verbalen, non-verbalen oder biochemischen Hinweise enthält?

Ein kleiner Tipp: Es ist deine E-Mail.

 

Fragen: die Prioritäten-Killer

Klar, es gibt ein paar Schreibtricks, die in gewisser Weise verbale Hinweise nachahmen, wie die LAUTSTÄRKE DEINER STIMME oder die Betonung, die du auf bestimmte Worte während des Sprechens legst.

Viele oder sogar die meisten dieser Tricks sind für die Kommunikation auf Geschäftsebene nicht wirklich akzeptabel.

Und beim technischen Schreiben? Na ja…

Es gibt nur eine Sache, die du noch akribischer vermeiden solltest: Die Verwendung der Schriftart Comic Sans.

Bei allem, was dir heilig ist, verwende niemals diese Schriftart.

Will sagen: Wir haben nichts, außer die Worte selbst, um 100 % unserer Absichten in schriftlicher Form zu vermitteln und deshalb werden Aufforderungen, die als Fragen dargestellt werden, eher als… Fragen interpretiert.

Natürlich nicht ihm wahrsten Sinne des Wortes. Der Leser wird schon verstehen, dass er etwas tun soll.

Aber durch die Verwendung einer Frage verringerst du sofort die Dringlichkeit und Wichtigkeit deiner Nachricht.

Um Klarheit zu schaffen, formuliere ich es noch einmal anders:

Leser schätzen die Wichtigkeit von Aufforderungen und Anweisungen geringer ein, wenn sie als Frage geschrieben sind.

Für die Provozierung einer Handlung ist es äußerst wichtig mit bestimmenden Worten zu schreiben, also dem Leser ganz genau zu sagen, was er tun soll.

Das mag am Anfang einfach erscheinen, aber, genau wie bei meiner dämlichen Muttersprache, steckt da noch viel mehr dahinter, wenn du etwas tiefer gräbst. VIEL mehr.

Willst du wissen, wie tief der Kaninchenbau ist?

Behalte meinen Blog “Vorsprung durch Sprache” im Auge – innerhalb der nächsten paar Wochen werde ich dort weitere Details zu bestimmender Sprache diskutieren und dir ein paar Beispiele und Profitipps für die effektive Verwendung geben.

Solltest du in der Zwischenzeit Fragen haben, kannst du mich gerne per Twitter kontaktieren oder unten einen Kommentar hinterlassen. Ich helfe immer gerne!


Über den Autor

Projektmanager im Herzen und Englischlehrer von Beruf - David (Dave) Willenberg hat Detroit Technical English 2011 in Hamburg gegründet. Durch seine berufliche Laufbahn in der Baubranche kennt er sich mit den vielen unterschiedlichen Bereichen des Ingenieurwesens bestens aus. Dave ist Dozent für technisches und akademisches Englisch an der HAW-Hamburg und gerne können Sie Dave in Kontakt bei Xing und LinkedIn tretten.

David Willenberg

Gudrun Traumann ist Trainer für Menschen, die beruflich viel mit anderen zu tun haben und zielorientiert kommunizieren möchten. Ihre Wunschkunden sind  Unternehmer, Führungskräfte und Menschen im Vertrieb.